Windows внесение изменений в документ — Ваш верный помощник с OS Windows

Applies ToWord для Microsoft 365 Word для Интернета Word 2024 Word 2021 Word 2019 Word 2016

Если вы получили или открыли документ и не можете внести какие-либо изменения, он может быть открыт для просмотра только в защищенном представлении. Один из следующих вариантов поможет вам:

Очистить параметр Read-Only

В меню Файл выберите пункт Сведения.
Выберите Защитить документ.
Снимите флажок Всегда открывать только для чтения.

Обновление режима доступа к документам

Если вы по-прежнему не можете изменить, попробуйте использовать раскрывающийся список в правом верхнем углу.

Выберите Просмотр или Рецензирование и переключитесь на редактирование.

Примечание: Если не удается выйти из защищенного представления, возможно, автор документа или системный администратор установили правила, которые запрещают редактирование.

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

Источник

Загрузить PDF

Из данной статьи вы узнаете, как использовать функцию «Исправления» в Microsoft Word, чтобы следить за любыми изменениями, которые вносятся в документ.

Картинка с сайта: ru.wikihow.com
Для этого дважды щелкните по документу Microsoft Word или откройте программу Microsoft Word, а затем выберите документ на странице «Последние документы».
- Прежде чем вносить изменения в документ, сделайте его копию и редактируйте ее, а не исходный документ (на случай, если что-то пойдет не так).
Картинка с сайта: ru.wikihow.com

Она находится на синей ленте в верхней части документа. Откроется панель инструментов, которые помогут отредактировать документ.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com

Эта опция находится посередине верхней панели инструментов. Так вы включите функцию «Исправления» в Microsoft Word.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com
В списке находятся следующие опции:
- Исправления: добавленный или удаленный текст будет обозначен красными линиями на полях; другие изменения не отображаются.
- Все исправления: все изменения, внесенные в документ, будут обозначены красным шрифтом и комментариями на полях.
- Без исправлений: обозначения исправлений будут скрыты, а документ отобразится в финальном виде (после внесения всех изменений).
- Оригинал: отобразится исходный документ без изменений.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com

Будут обозначены все изменения (красным шрифтом), которые были внесены в исходный текст (черный шрифт).

Реклама

Картинка с сайта: ru.wikihow.com
Если удалить часть текста, будь то один символ или целый абзац, она исчезнет из документа. На полях справа появится красное поле с примечанием «[имя пользователя] Удалено: [удаленный текст]».
- Если вы измените формат всего документа (например, поменяете шрифт), это также будет обозначено на полях справа.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com
Любой текст, который вы добавите в документ, будет отображаться красным шрифтом.
- Если вы перейдете на новую строку (для этого нажмите ↵ Enter или ⏎ Return), на полях слева появится серая вертикальная черта, обозначающая новую строку.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com
Нажмите Создать примечание, чтобы добавить примечание к выделенному тексту. Значок этой опции выглядит как текстовое облачко со знаком «плюс» и находится в верхней части окна. На полях справа откроется поле, в которое можно ввести примечание.
- Чтобы сохранить примечание, щелкните по любой точке документа вне поля для примечания.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com
Для этого нажмите «Принять» или «Отклонить», чтобы согласиться или не согласиться с отмеченными исправлениями; также можно нажать «▼» под опцией «Принять» или «Отклонить», а затем нажать «Все исправления», чтобы согласиться или не согласиться со всеми изменениями, внесенными в документ. При этом будут удалены все обозначения исправлений, такие как красный шрифт и поля с примечаниями.
- Также документ можно сохранить с обозначениями исправлений; в этом случае пропустите этот шаг.
Картинка с сайта: ru.wikihow.com

Для этого зажмите Ctrl (или ⌘ Command в Mac OS X), а затем нажмите S. Документ будет сохранен с внесенными изменениями.

Реклама

Советы

В некоторых почтовых клиентах удаленный текст отображается черным шрифтом с перечеркивающей красной линией.

Предупреждения

Если перед редактированием документа вы не сделаете его копию, это может привести к потере содержимого исходного документа.

Об этой статье

Эту страницу просматривали 29 347 раз.

Была ли эта статья полезной?

Источник

by Дэвид Харрис // октябре 11

Иногда вы не можете редактировать документ Word, поскольку он защищен, помечен как «только для чтения» или загружен из Интернета. Знание того, как разрешить редактирование в Слово сохраняет время и предотвращает множество разочарований. В этой статье обсуждается, как включить редактирование в Microsoft Word, чтобы вы могли работать эффективно и без перерывов.

Содержание

Понимание защиты документов в Word

Прежде чем погрузиться в шаги по включению редактирования, важно понять, почему документ может быть защищен или ограничен в первую очередь. Защита документа — это функция Microsoft Word, которая не позволяет неавторизованным пользователям изменять содержимое. Вы найдете эту функцию handy в настройках группы. Это сохраняет документ нетронутым, что важно. Наиболее распространенные типы защиты включают в себя:

Защита паролем: Документ защищен паролем, и для его редактирования вам необходимо ввести правильный пароль.
Режим «Только чтение»: Документ часто помечается как доступный только для чтения при загрузке из Интернета.
Ограниченное редактирование: Некоторые разделы документа блокируются, обычно в шаблонах или формах, так что никто не может их редактировать.

Теперь перейдем к тому, как включить редактирование в Word.

Как включить редактирование в Word: пошаговое руководство

Шаг 1: Включите редактирование загруженных документов

Когда вы загружаете документ Word онлайн, он часто открывается в защищенном режиме просмотра по умолчанию. Это функция безопасности, призванная защитить ваш компьютер от потенциальных угроз. Вот как включить редактирование в Word для таких документов:

Откройте документ: Дважды щелкните загруженный документ Word, чтобы открыть его.
Нажмите «Включить редактирование»: В верхней, на желтой панели написано «Защищенный просмотр». Нажмите «Включить редактирование» на правой стороне панели.
Редактировать документ: Режим защищенного просмотра документа будет отключен, и вы сможете начать его редактирование.

Шаг 2: Снимите ограничения «Только чтение»

Если документ доступен только для чтения, вам может потребоваться изменить его свойства, чтобы разрешить редактирование. Вот как это сделать:

Найти документ: Найдите документ Word на своем компьютере.
Щелкните правой кнопкой мыши по документу: Щелкните правой кнопкой мыши по файлу и выберите «Свойства».
Изменить настройки «Только для чтения»: В окне «Свойства» на вкладке «Общие» вы увидите атрибут с надписью «Только для чтения». Снимите этот флажок.
Нажмите «Применить», а затем «ОК»: Примените изменения и закройте окно «Свойства».
Откройте и отредактируйте документ: Дважды щелкните документ, чтобы открыть его. Теперь вы сможете редактировать его без каких-либо ограничений.

Шаг 3: Включите редактирование документов, защищенных паролем

Если документ защищен паролем, для снятия защиты вам понадобится правильный пароль:

Откройте документ: Дважды щелкните документ, чтобы открыть его.
Введите пароль: Введите пароль, когда вас попросят, затем нажмите «ОК».
Снять защиту (необязательно): Если вы намерены навсегда снять защиту паролем, перейдите на вкладку «Обзор», нажмите «Ограничить редактирование», а затем нажмите «Остановить защиту». Введите пароль еще раз для подтверждения.

Шаг 4: Включите редактирование частей документа

Иногда только определенные разделы документа блокируются, предотвращая любые изменения. Вы можете разблокировать эти части, если у вас есть необходимые разрешения:

Выберите ограниченный контент: Выделите часть документа, которую вы хотите отредактировать.
Перейдите на вкладку «Обзор»: Нажмите на вкладку «Обзор» на ленте.
Нажмите «Ограничить редактирование»: В группе «Защита» нажмите «Ограничить редактирование».
Нажмите «Остановить защиту»: Если у вас есть пароль или необходимые разрешения, нажмите «Остановить защиту» и введите пароль. Теперь вы можете редактировать ограниченную часть.

Дополнительные советы по редактированию защищенных документов

Сохранить копию документа

Если вы хотите сохранить исходный защищенный документ для справки, сохраните копию перед внесением любых изменений. Таким образом, вы всегда сможете вернуться к исходной версии, если это необходимо. Для этого перейдите в «Файл» > «Сохранить как» и выберите новое местоположение или имя файла.

Используйте «Сохранить как», чтобы удалить отметки

Еще один полезный трюк — использовать функцию «Сохранить как», чтобы удалить отметки «только для чтения» или «ограничено». Сохранив документ под новым именем, вы, вероятно, обнаружите, что можете редактировать его без каких-либо ограничений.

Сотрудничайте с владельцем документа

Обратитесь к владельцу документа, если у вас нет пароля или необходимых разрешений. Объясните, почему вы должны редактировать документ, и попросите необходимые учетные данные. Во многих случаях коллеги или соавторы поймут и предоставят необходимый доступ.

Используйте возможности Microsoft Word

Microsoft Word содержит множество инструментов, которые помогут вам настраивать и редактироватьine ваши документы. Функции «Отслеживание изменений» и «Комментарии» полезны для обсуждений с соавторами, позволяя вам взаимодействовать, не портя исходный текст. Эти инструменты могут улучшить ваш рабочий процесс, особенно в командной работе.

Часто задаваемые вопросы по запросу: Как включить редактирование в Word?

В. Как включить редактирование в документе Word, который я открыл из электронной почты?
A. Когда вы открываете документ Word из электронной почты, он обычно запускается в режиме защищенного просмотра. Чтобы начать вносить изменения, нажмите «Включить редактирование» вверху документа.

В. Почему в моем документе Word отображается надпись «Защищенный просмотр»?
A. Защищенный просмотр — это функция безопасности в Word, которая помогает предотвратить повреждение компьютера вредоносными файлами. Вы можете включить редактирование, нажав кнопку «Включить редактирование».

В. Что делать, если кнопка «Включить редактирование» остается неактивной или неактивной?
A. Если вы не можете нажать «Включить редактирование», это может быть связано с тем, что документ защищен паролем или помечен как окончательный. Вам необходимо снять защиту или подтвердить пароль, чтобы включить редактирование.

В. Могу ли я редактировать документ в OneDrive?
A. Да! Если вы открываете документ, сохраненный в OneDrive, вы все равно можете видеть «Защищенный просмотр». Просто нажмите «Включить редактирование», чтобы внести изменения.

В. Как можно навсегда отключить защищенный просмотр?
A. Чтобы отключить защищенный просмотр, перейдите в Файл > Параметры > Центр управления безопасностью > Параметры центра управления безопасностью. Вы можете снять флажки в разделе Защищенный просмотр, чтобы отключить его.

В. Влияет ли включение редактирования на форматирование файла?
A. Нет, включение редактирования не меняет форматирование файла. Оно просто позволяет вносить изменения в документ.

В. Что такое функция «Отметить как окончательный» в Word?
A. «Отметить как окончательный» делает документ доступным только для чтения, что означает, что вы не можете легко редактировать его. Чтобы включить редактирование, перейдите в Файл > Информация и нажмите «Изменить в любом случае».

В. Если я забуду, как включить редактирование, где я могу найти помощь?
A. Вы можете найти помощь, перейдя на страницу поддержки Word на веб-сайте Microsoft или выполнив поиск по запросу «включить редактирование в Word» в меню справки приложения.

В. Могу ли я просмотреть документ, если не включу редактирование?
A. Да, вы можете просматривать документ, не включив редактирование, но вы не сможете вносить в него изменения, пока не включите редактирование.

В. Что делать, если я по-прежнему не могу включить редактирование?
A. Если вы по-прежнему не можете включить редактирование, проверьте, обновлена ли версия Word, или обратитесь за помощью в ИТ-отдел, поскольку в организации могут быть установлены особые настройки безопасности.

Заключение

Включение редактирования в Word — простой процесс, как только вы поймете различные типы защиты документа. Если вы застряли с защищенным просмотром, настройками только для чтения, паролями или ограниченным редактированием, это руководство содержит шаги, которые помогут вам освободиться и внести необходимые изменения. Освойте эти приемы, и вы быстро справитесь с ограничениями редактирования и сохраните четкость и продуктивность своей работы.

Сохраните это руководство под рукой для дальнейшего использования, и вам больше никогда не придется беспокоиться о том, что вы не сможете редактировать документ Word. Удачного редактирования!

Дэвид Харрис — контент-райтер в Adazing с 20-летним опытом навигации в постоянно меняющихся мирах издательского дела и технологий. В равной степени редактор, энтузиаст технологий и ценитель кофеина, он провел десятилетия, превращая большие идеи в отточенную прозу. Как бывший технический писатель в облачной издательской компании и автор-призрак более 60 книг, Дэвид обладает экспертными знаниями в области технической точности и креативного повествования. В Adazing он привносит в каждый проект умение ясности и любовь к написанному слову, при этом все еще ища сочетание клавиш, которое подливает ему кофе.

Источник

В программе MS Word есть специальный режим работы, который позволяет вносить правки и редактировать документы, не изменяя при этом их содержания. Грубо говоря, это хорошая возможность указать на ошибки, не исправляя их при этом.

Урок: Как в Ворде добавлять и изменять сноски

В режиме правки можно сделать исправления, добавить комментарии, пояснения, примечания и т.д. Именно о том, как активировать этот режим работы, и пойдет речь ниже.

Откройте документ, в котором нужно включить режим правки, и перейдите во вкладку “Рецензирование”.

Примечание: В Microsoft Word 2003 для включения режима правки необходимо открыть вкладку “Сервис” и там выбрать пункт “Исправления”.

Нажмите на кнопку “Исправления”, расположенную в группе “Запись исправлений”.

Теперь можно приступить к редактированию (исправлению) текста в документе. Все внесенные изменения будут фиксироваться, а тип правки с так называемыми пояснениями будет отображаться справа от рабочей области.

Помимо кнопок на панели управления, активировать режим правки в Ворде можно и с помощью комбинации клавиш. Для этого просто нажмите “CTRL+SHIFT+E”.

Урок: Горячие клавиши в Word

Если это необходимо, вы всегда можете добавить примечание, чтобы пользователю, который в дальнейшем будет работать с данным документом, было проще понять, где он допустил ошибку, что требуется изменить, исправить, убрать вовсе.

Внесенные в режиме правки изменения невозможно удалить, их можно принять или отклонить. Более подробно об этом вы можете прочесть в нашей статье.

Урок: Как в Ворде убрать исправления

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете, как в Word включить режим правки. Во многих случаях, особенно, при совместной работе с документами, эта функция программы может оказаться крайне полезной.

Наша группа в TelegramПолезные советы и помощь

Источник

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного.
Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Когда идет процесс согласования документа несколькими людьми, то очень важно выявлять внесенные правки. Например, если это внутреннее согласование проекта документа, то исполнителю, готовящему его, удобно просматривать только правки, а не вычитывать весь документ в их поиске после каждого согласующего лица. Если даже есть договоренность их выделять вручную (цветом шрифта, фоном или др.), то нет гарантии, что какую-то правку не забудут так выделить и она «не просочится» в итоговый документ незамеченной. Оказывается, можно включить в MS Word режим рецензирования и тогда делайте с текстом что хотите (удаляйте, добавляйте, переносите любые фрагменты) – и Word сам их выделит, ничего не упустив!

При дистанционной работе такой функционал становится все востребованнее не только при подготовке к подписанию документов, но и при разработке любых текстов несколькими людьми, находящимися на разных территориях. Ведь режим рецензирования кроме фиксации правок текста позволяет вставлять свои примечания (комментарии), где можно сразу пояснить коллеге, почему такая правка нужна, – это избавит от лишних созвонов и уточнений, устных пояснений.

А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!

Отображение изменений в документе

Вот об этих возможностях мы вам сейчас и расскажем во всех деталях на примере MS Word 2010 – данная версия максимально распространена. А в следующей статье добавим к этому новшества из версии 2016 года.

Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Исправления» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Исправления», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».

Рисунок 1. Включение фиксации исправлений

Варианты отображения правок можно настроить «под себя». Для этого нужно на закладке «Рецензирование» нажать команду «Показать исправления» («3»). Откроется выпадающий список, где:

галочками активизируются типы правок, которые вы хотите фиксировать автоматически и отображать в документе («4»):

примечания – комментарии к тексту;
рукописные примечания – пользователи Tablet PC могут вводить с помощью ручки свои комментарии в документы MS Word;
добавления и удаления – с помощью этой опции можно выделять на экране или скрывать добавленные и удаленные фрагменты текста;
форматирование – можно отражать, какие фрагменты текста форматировались (обычно от этого лучше отказываться, чтобы программа выводила вам только содержательные правки, иначе при «украшении» текста «форматированных» правок будет очень много и среди них содержательные придется дольше выискивать);
выделение области исправлений – при включении режима «Исправления» правая часть страницы принимает серый оттенок (см. Рисунки 2–4), это можно исправить, убрав галочку напротив данного пункта;

далее в «Выносках» («5» на Рисунке 1) вы выбираете вариант их отображения на экране – можно активизировать все 3:

показать исправления в выносках (они изображены на Рисунке 2);
отображать все исправления в тексте – по умолчанию удаленные фрагменты зачеркнуты, новые подчеркнуты и все они выделены цветом шрифта, еще по левому полю вдоль исправленных строк идет вертикальная линия, которая поможет визуально быстрее заметить любую мельчайшую правку – хоть запятую (см. Рисунки 3 и 11);
показывать только примечания и форматирование в выносках (Рисунок 4).

в «Рецензентах» («6» на Рисунке 1) вы можете оставить активным выделение в документе «творчества» конкретного рецензента, всех либо нескольких людей из общего числа. Когда над проектом работает много людей, это бывает полезно.

Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках

Рисунок 3. Отображение всех исправлений в тексте

Рисунок 4. Отображение в выносках только примечаний и форматирования

Что можно еще делать в режиме «Исправления»? Можно вывести документ в исходном виде (до редактирования) или в окончательном (после редактирования), при этом правки никуда не теряются, пока вы их не отклоните либо не примете (об этом чуть позже) – вы просто задаете, как отобразить документ на экране и для печати. На выбранный вариант могут «накладываться» выделения изменений, а можно изобразить документ и без них. Итого, получается 4 варианта на выбор:

Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без

Сначала мы рассказали, какие правки можно вносить и фиксировать, как выводить документ – этим, скорее всего, вы будете пользоваться постоянно. А вот «вгрызаться» в область «Параметров исправлений» совсем не обязательно, хотя иногда и это может пригодиться.

Кликнув по команде «Параметры исправлений…» («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.

Автор правок

Давайте подробнее разберемся с авторами правок в документе. Мы уже упомянули, что в нем можно оставлять отображение всех правок и примечаний только конкретных авторов. Делается это тут – см. Рисунок 6 – у ненужных авторов галочки убираются. При такой настройке их правки просто не выделяются на экране и их примечания не отображаются. Потом вы их сможете «включить» обратно.

Рисунок 6. Правки каких авторов отображать

Рисунок 7. Диалоговое окно «Параметры исправлений»

Имя автора отражается в коде примечания: сначала идет автор, потом номер его примечания (см. Рисунок 8). Это облегчает ведение письменного диалога между участниками группы, которые совместно работают над документом. Но большинство не знает, откуда берется этот код и как его поменять.

Рисунок 8. Письменный диалог в примечаниях

Каждый пользователь может самостоятельно задать себе имя, которое ему больше нравится, в диалоговом окне «Параметры Word» (Рисунок 9). Сюда можно добраться двумя способами:

перейдите на закладку «Файл», далее нажмите «Параметры» либо
в закладке «Рецензирование» под экранной кнопкой «Исправления» нажмите на маленький треугольник, в открывшемся списке выберите «Сменить пользователя…» (см. «8» на Рисунке 1).
В окне «Параметры Word» нас интересуют 2 поля («1» и «2» на Рисунке 9):
«Инициалы» – его содержимое будет отображаться при кодировании автора, например, при выводе его примечаний. При его заполнении надо уложиться в 9 знаков;
«Имя пользователя» – может быть реальным полным Ф.И.О. либо псевдонимом, оно отображается, например, в списке рецензентов (Рисунок 6).

Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.

Далее поговорим о том, как можно рассматривать (принимать и отклонять) правки, чтобы уменьшался багаж нерассмотренных правок, которые мы везем за собой в этом «выделенном» виде. Когда их много, документ превращается в «лоскутное одеяло» и становится «нечитабельным». Например, когда разработка документа идет в несколько шагов или несколько итераций согласования (например, сначала внутри вашей компании, потом со сторонней компанией), после каждой итерации можно фильтровать правки, откинув ненужные и приняв дельные. Этим мы дальше и займемся.

Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя

Принятие и отклонение правок

Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».

Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого исправления фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:

принять и перейти к следующему – текущее изменение (которое сейчас активно) принимается, а следующее изменение становится активным («1» на Рисунке 10);
принять исправление;
принять все отображаемые изменения – принимаются все изменения, отображенные на экране. Если на экран выведены, к примеру, правки какого-то конкретного пользователя, то правки других рецензентов не будут приняты;
принять все изменения – принимаются все исправления, внесенные в данный документ (независимо от того, отображены они на экране или нет).

Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).

Рисунок 10. Принять, отклонить изменения

Если вам просто нужно найти следующее или предыдущее изменение, то лучше пользоваться командами «Далее» и «Назад». Когда правки редкие и они разбросаны по многостраничному документу, это бывает удобно. особенно если вы только читаете их без принятия / отклонения.

Анализировать исправления можно, глядя не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), где видно, к какой зоне текста они относятся – от каждой выноски идет пунктирная линия к месту вставки / удаления / форматирования / комментирования. Иногда правки удобнее читать в виде цельного списка подряд («2» на Рисунке 11), в таком виде их можно распечатать и потом на распечатке делать какие-то пометки. Если правка большая, то в выноске справа она обычно целиком не помещается и заканчивается многоточием, а в списке слева (его еще можно выводить внизу) все правки, даже самые длинные, отображены целиком. Еще тут видно авторство не только примечаний, но и всех вставок и изъятий текста! Вверху посчитано, сколько всего в тексте сейчас вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований.

Чтобы такой список правок (называется «список рецензирования») появился слева (как на Рисунке 11) или внизу экрана, на вкладке «Рецензирование» в «Области проверки» выберите нужный вам вариант («3» на Рисунке 11).

Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках

Сравнение и объединение файлов

Обратите внимание, если кто-то из пользователей, получив документ, выключит в нем режим «Исправления» и часть правок внесет без него, то его правки программа не будет выделять, а просто внесет в документ. Кто-то это может сделать по невнимательности, а кто-то сознательно. Но MS Word и тут нам поможет – он умеет сравнивать 2 файла и сам находить расхождения, выделяя их для пользователя. Для этого предназначена команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).

После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.

Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их исправления в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).

В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.

По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).

Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).

Рисунок 12. Команды «Сравнить» и «Объединить»

Рисунок 13. Диалоговое окно «Сравнение версий»

Защита документа

Можно задать параметры, которые ограничат пользователей во внесении тех или иных изменений в документ. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы пользователь случайно не удалил какой-либо мегаважный фрагмент текста. Понятно, что можно путем сравнения версий потом это выявить и восстановить. А можно и заранее помешать этому.

Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:

Ограничение на форматирование документа. Если отметить галочкой эту команду («1» на Рисунке 15), то с помощью настроек можно задать определенный доступный набор стилей, которые смогут использовать рецензенты документа – доступные стили надо пометить галочкой в появившемся диалоговом окне (Рисунок 16). Кнопка «Все» сделает доступными все стили, а кнопка «Нет» – ни одного, кнопка «Рекомендованный минимум» делает доступными рекомендуемый MS Word минимальный набор стилей.
Ограничение на редактирование тоже возможно в разных вариантах. Галочка в окне «Разрешить только указанный способ редактирования документа» сделает доступным выпадающий список возможных типов изменений («2» на Рисунке 15):
- запись исправлений – пользователь сможет работать только с отслеживаемыми изменениями – команда «Исправления» будет включаться автоматически, и без ее использования нельзя будет внести никаких правок в этот документ;
- примечания – пользователь сможет добавлять комментарии к документу;
- ввод данных в поля форм – пользователь сможет менять данные только в специальных формах (полях);
- только чтение – пользователь сможет только ознакомиться с документом, но не править или комментировать его.
Применяя данный тип ограничения, можно добавить исключения («3» на Рисунке 15) – на что и на кого установленные рамки распространяться не будут.

MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
- по его виду в настройках MS Word (например, Administrator);
- по его виду в локальной сети предприятия (например, corporation\petrov);
- а также по его электронной почте (как на Рисунке 17).
А затем нужно подтвердить все указанные ограничения, нажав команду «Да, включить защиту» («4» на Рисунке 15). Открывшееся диалоговое окно (Рисунок 18) предложит 2 варианта защиты установленных ограничений:
- по паролю и
- с помощью проверки подлинности пользователя.
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д. Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.