Программное обеспечение windows бухучет

Источник: ГАРАНТ.РУ

Организация приобрела неисключительные права на на установочные комплекты операционной системы Windows 10 Home Online и программного обеспечения Microsoft Office 2021 Professional Plus. Лицензия бессрочная. Указанные объекты приобретались как в 2023 году, так и в 2024 году. Стоимость операционной системы — десять тысяч рублей, программного обеспечения — пять тысяч рублей. В настоящее время в учетной политике для нематериальных активов (НМА) установлен лимит в 100 тыс. рублей.

Как расходы на приобретение учесть в бухгалтерском и налоговом учете? Какие проводки необходимо оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

С учетом мнения Минфина России расходы на приобретение неисключительных прав на установочные комплекты операционной системы Windows и программного обеспечения Microsoft Office в налоговом учете следует учитывать равномерно в течение срока, который организация может установить самостоятельно. Признание при исчислении налога на прибыль таких расходов единовременно сопряжено с налоговыми рисками.

В бухгалтерском учете до 2024 года приобретенные по лицензионному договору неисключительные права Windows и программного обеспечения Microsoft Office не признавались объектами НМА и подлежали учету на счете 97 с последующим равномерным списанием на счета учета затрат в течение срока, установленного самостоятельно. С 2024 года приобретенные по лицензионному договору неисключительные права Windows и программного обеспечения Microsoft Office должны приниматься к учету в качестве объектов НМА. Однако в связи с тем, что в рассматриваемом случае у организации установлен стоимостной лимит для признания объекта НМА в размере 100 тыс. рублей., а величина затрат на приобретение прав использования Windows и программного обеспечения Microsoft Office не превышает данный лимит, указанные затраты могут быть списаны единовременно:

Обоснование вывода:

Прежде всего отметим, что авторские права на все виды программ для ЭВМ (в том числе на операционные системы и иные программные комплексы), которые могут быть выражены на любом языке и в любой форме, включая исходный текст и объектный код, охраняются так же, как авторские права на произведения литературы (п. 1 ст. 1225, п. 1 ст. 1259, ст. 1261 ГК РФ).

Исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности и приравненные к ним средства индивидуализации, к которым относятся и программы для ЭВМ, принадлежат правообладателю (ст. 1226, п. 1 ст. 1229, п. 1 ст. 1233 ГК РФ). Правообладатель может распорядиться принадлежащим ему исключительным правом на программу для ЭВМ любым не противоречащим закону и существу такого исключительного права способом, в том числе путем его отчуждения по договору другому лицу (договор об отчуждении исключительного права) или предоставления другому лицу права использования соответствующих результата интеллектуальной деятельности или средства индивидуализации в установленных договором пределах (лицензионный договор). При этом заключение лицензионного договора не влечет за собой переход исключительного права к лицензиату.

Пунктом 3 ст. 1233 ГК РФ установлено, что договор, в котором прямо не указано, что исключительное право на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации передается в полном объеме, считается лицензионным договором (за некоторым исключением).

По лицензионному договору одна сторона — обладатель исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации (лицензиар) предоставляет или обязуется предоставить другой стороне (лицензиату) право использования такого результата или такого средства в предусмотренных договором пределах. Лицензиат может использовать результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации только в пределах тех прав и теми способами, которые предусмотрены лицензионным договором (п. 1 ст. 1235 ГК РФ). Лицензия бывает простая (неисключительная) и исключительная. Если лицензионным договором не предусмотрено иное, лицензия предполагается простой (неисключительной) (пп. 1, 2 ст. 1236 ГК РФ).

Приобретая установочные комплекты операционной системы Windows и программного обеспечения Microsoft Office, организация получает лишь права использования результата интеллектуальной деятельности по лицензионному договору, а не исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности.

Налоговый учет

Для целей налогообложения прибыли организации в силу п. 1 ст. 256 НК РФ амортизируемым имуществом признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика на праве собственности (если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ) используются им для извлечения дохода. Амортизируемым имуществом признаются имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 рублей.

На основании подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям). К указанным расходам также относятся расходы на приобретение исключительных прав на программы для ЭВМ стоимостью менее суммы стоимости амортизируемого имущества, определенной п. 1 ст. 256 НК РФ. Указанные расходы, связанные с приобретением права на использование по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям) программ для ЭВМ и баз данных, включенных в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, относящихся к сфере искусственного интеллекта, могут учитываться в размере фактических затрат с применением коэффициента 1,5.

В силу п. 1 ст. 272 НК РФ при применении метода начисления расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты, если иное не предусмотрено п. 1.1 настоящей статьи, и определяются с учетом положений ст. 318-320 НК РФ. Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок. Если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.

Опираясь на указанные нормы, Минфин России делает вывод: расходы на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение по лицензионному договору учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль равномерно в течение срока действия лицензионного договора вне зависимости от установленного таким договором графика платежей (письмо от 20.12.2023 N 03-03-06/1/123430). Смотрите также письма Минфина России от 11.12.2023 N 03-03-06/1/119186, от 16.06.2023 N 03-03-06/1/55770, от 11.11.2022 N 03-03-06/2/109912.

Если в лицензионном договоре срок его действия (срок использования программы для ЭВМ) не определен, Минфин России предложил расходы на приобретение неисключительных прав на программное обеспечение:

• признавать равномерно с учетом срока, установленного в п. 4 ст. 1235 ГК РФ (письма от 23.08.2022 N 03-03-06/1/82167, от 23.04.2013 N 03-03-06/1/14039). На основании п. 4 ст. 1235 ГК РФ срок, на который заключается лицензионный договор, не может превышать срок действия исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации. В случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет, если Гражданским кодексом не предусмотрено иное. В случае прекращения исключительного права лицензионный договор прекращается. Такой вариант учета поддержали судьи в постановлении АС Поволжского округа от 28.07.2016 N Ф06-11039/2016 по делу N А72-6344/2015;

• распределять с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов. При этом налогоплательщик в налоговом учете вправе самостоятельно определить период, в течение которого указанные расходы подлежат учету для целей налогообложения прибыли (письма от 18.03.2014 N 03-03-06/1/11743, от 18.03.2013 N 03-03-06/1/8161, от 15.02.2021 N 07-01-09/10106). Этот подход можно также использовать в том случае, если лицензионный договор является бессрочным.

В то же время существует судебная практика, содержащая выводы о том, что единовременное списание расходов на приобретение неисключительных прав на программы для ЭВМ и базы данных является вполне обоснованным. Так, например, в постановлении ФАС Московского округа от 18.03.2014 N Ф05-1208/14 по делу N А40-14277/2012 судьи установили, что нормы главы 25 НК РФ не предписывают равномерного признания расходов на приобретение программных продуктов в течение срока, на который предоставлено право неисключительного пользования ими. В данном случае, по выводам судов, применяется общее правило, установленное в п. 1 ст. 272 НК РФ, согласно которому расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, и определяются с учетом положений статей 318-320 НК РФ. Из пп. 1 и 2 ст. 318 НК РФ следует, что прочие расходы входят в состав косвенных расходов, которые в полном объеме относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода. Оценив представленные в материалы дела доказательства и установив, что приобретенные обществом неисключительные права на использование программного продукта не образуют нематериального актива и не могут быть признаны амортизируемым имуществом в соответствии с положениями п. 1 ст. 256 и п. 3 ст. 257 НК РФ, суды пришли к выводу о правомерности единовременного включения обществом в состав прочих расходов затрат, связанных с приобретением спорного программного продукта. Смотрите также постановление Арбитражного суда Московского округа от 28.09.2016 N Ф05-14008/16 по делу N А40-201795/2015, постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 09.11.2016 N 16АП-4109/16, постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.08.2011 N А56-52065/2010, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 16.08.2011 N Ф08-4624/11 по делу N А63-6159/2009-С4-20, постановление ФАС Московского округа от 01.09.2011 N Ф05-8188/11 по делу N А40-5385/2011).

Бухгалтерский учет до 2024 года

В соответствии с ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов», действующим до 2024 года, приобретенные по лицензионному договору неисключительные права на использование результата интеллектуальной деятельности объектами НМА не признавались, так как не отвечали критериям признания актива объектом НМА, перечисленным в п. 3 этого стандарта.

Соответственно, до 2024 года расходы на приобретение неисключительных прав на установочные комплекты операционной системы Windows и программного обеспечения Microsoft Office следовало отражать в бухгалтерском учете как расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (далее — ПБУ 10/99)).

Согласно абзацу первому п. 39 ПБУ 14/2007 НМА, полученные в пользование, учитываются пользователем (сублицензиатом) на забалансовом счете в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре (например, по дебету самостоятельно введенного забалансового счета 012 «НМА, полученный в пользование на основании лицензионного договора»):

Дебет 012

— отражено получение права использования Windows (программного обеспечения Microsoft Office).

Из п. 18 ПБУ 10/99 и п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н (далее — Положение 34н), п. 39 ПБУ 14/2007, а также Инструкции по применению Плана счетов следует, что стоимость приобретаемых неисключительных прав подлежала отражению на счете 97 «Расходы будущих периодов»:

Дебет 97 Кредит 60

— в составе расходов будущих периодов отражены затраты, связанные с приобретением права использования Windows (программного обеспечения Microsoft Office).

Пунктом 39 ПБУ 14/2007 определено, что платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности, производимые в виде фиксированного разового платежа, отражаются в бухгалтерском учете пользователя как расходы будущих периодов и подлежат списанию в течение срока действия договора.

В рассматриваемой ситуации в договоре сроки использования программных продуктов не указаны, поэтому затраты на приобретение прав будут распределяться на протяжении самостоятельно установленных организацией сроков их использования.

Таким образом, в дальнейшем сумма, учтенная на счете 97, подлежит списанию на счета учета затрат (20, 26, 44 и т.д.) исходя из сроков использования, определенных организацией самостоятельно. При этом окончательный порядок списания таких расходов устанавливается организацией самостоятельно (п. 65 Положения 34н):

Дебет 20 (26, 44) Кредит 97

— списана часть расходов, приходящаяся на отчетный период.

Бухгалтерский учет с 2024 года

С 1 января 2024 года бухгалтерский учет нематериальных активов и капитальных вложений в такие активы ведется на основании ФСБУ 14/2022 «Нематериальные активы» и ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения».

Положениями ФСБУ 14/2022 предусмотрено, что объект признается НМА, если единовременно выполняются все условия, названные в п. 4 ФСБУ 14/2022.

Так, одним из условий признания объекта нематериальным активом является то, что данный актив способен приносить организации экономические выгоды в будущем, на получение которых организация имеет право. В частности, в отношении такого актива у организации при его приобретении возникли исключительные права, а также права в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование права на такой актив (подп. «г» п. 4 ФСБУ 14/2022).

Таким образом, в соответствии с ФСБУ 14/2022 полученные по лицензионному договору права на использование программ для ЭВМ и баз данных являются объектами НМА (при обязательном соблюдении всех условий из п. 4 ФСБУ 14/2022). Аналогичный вывод следует из разъяснений Минфина, изложенных в информационном сообщении от 18.07.2022 N ИС-учет-40.

При признании в бухгалтерском учете объект нематериальных активов оценивается по первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью объекта нематериальных активов считается общая сумма связанных с этим объектом капитальных вложений, осуществленных до признания объекта нематериальных активов в бухгалтерском учете (п. 13 ФСБУ 14/2022). В свою очередь, под капитальными вложениями в НМА понимаются затраты организации на приобретение, создание и улучшение объектов нематериальных активов (п. 5 ФСБУ 26/2020). К капитальным вложениям в НМА относятся, в частности, затраты на приобретение исключительных прав, прав в соответствии с лицензионными договорами либо иными документами, подтверждающими существование таких прав на РИД и средства индивидуализации, предназначенные для использования непосредственно в качестве объектов НМА (подп. «к» п. 5 ФСБУ 26/2020).

Таким образом, первоначальная стоимость НМА в виде неисключительных прав признается в сумме капитальных вложений, осуществленных до признания данного объекта НМА в бухгалтерском учете. Это означает, что первоначальную стоимость сформирует сумма вознаграждения по договору, выплаченная до подписания акта приема-передачи. Последующие после признания НМА затраты в стоимость актива не включаются.

В соответствии с Планом счетов и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, затраты организации на приобретение объектов нематериальных активов (капитальные вложения) отражаются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет «Приобретение нематериальных активов».

Дебет 08, субсчет «Приобретение нематериальных активов» Кредит 60 (76, …)

— затраты на приобретение объекта НМА учтены в качестве капитальных вложений в объект НМА.

Стоимостного критерия для отнесения имущества к объектам НМА в бухгалтерском учете нет.

В то же время организация может принять решение не применять ФСБУ 14/2022 в отношении активов, характеризующихся признаками объектов НМА, но имеющих стоимость за единицу ниже установленного лимита. Указанный лимит устанавливается организацией с учетом существенности информации о таких активах (п. 7 ФСБУ 14/2022).

В этом случае затраты на приобретение, создание таких активов признаются расходами периода, в котором завершены капитальные вложения, связанные с приобретением, созданием этих активов. Указанное решение раскрывается в бухгалтерской (финансовой) отчетности с указанием лимита стоимости, установленного организацией.

Как мы поняли, в рассматриваемом случае у организации установлен стоимостной лимит для признания объекта НМА в размере 100 тыс. рублей. Величина затрат на приобретение прав использования Windows и программного обеспечения Microsoft Office не превышает данный лимит, соответственно, указанные затраты могут быть списаны единовременно:

Дебет 20 (26, 44, …) Кредит 08, субсчет «Приобретение нематериальных активов».

Обратите внимание, что организация обязана обеспечить надлежащий контроль наличия и движения таких «малоценных» НМА. Одним из способов реализации данного требования является ведение их учета на забалансовом счете:

Дебет 012

— «малоценные» НМА отражены на забалансовом счете.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

30 мая 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Организация применяет общий режим налогообложения. Программное обеспечение (Microsoft Windows, AutoCad, Corel Draw) приобретено по отдельному договору. Каким образом производится оприходование и списание данного ПО?

Согласно ст. 1261 ГК РФ программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

В соответствии с п. 1 ст. 1280 ГК РФ лицо, правомерно владеющее экземпляром программы для ЭВМ (пользователь), вправе без разрешения автора или иного правообладателя и без выплаты дополнительного вознаграждения осуществлять действия, необходимые для функционирования программы в соответствии с ее назначением, в том числе запись и хранение в памяти ЭВМ (одной ЭВМ или одного пользователя сети).

Исходя из п. 1 ст. 1268 ГК РФ, а также из п. 2 ст. 1270 ГК РФ под экземпляром программы для ЭВМ понимается копия программы, записанная на материальный носитель.

В ГК РФ четко разграничены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации (интеллектуальные права) и право собственности на материальный носитель (вещь), в котором выражены соответствующие объекты интеллектуальных прав (ст. 1227 ГК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 1227 ГК РФ интеллектуальные права не зависят от права собственности на материальный носитель (вещь), посредством которого может быть выражен этот результат.

Соответственно, переход права собственности на вещь не влечет одновременного перехода интеллектуальных прав (п. 2 ст. 1227 ГК РФ).

О том, что авторское право на произведение не связано с правом собственности на материальный объект, в котором произведение выражено, из чего следует, что передача прав на материальный объект не влечет передачу прав на использование произведения, указывается и в п. 23 постановления пленума ВС РФ от 19.06.2006 N 15 «О вопросах, возникших у судов при рассмотрении гражданских дел, связанных с применением законодательства об авторском праве и смежных правах».

Таким образом, приобретая программное обеспечение на магнитном носителе (диске), организация получает право собственности на диск и неисключительное право на использование содержащегося на нем экземпляра программы.

Налоговый учет

Для целей налогообложения прибыли согласно пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При методе начисления на основании п. 1 ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений статей 318-320 НК РФ. Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

Если в договоре о приобретении неисключительной лицензии на использование программного обеспечения указан срок, в течение которого могут быть использованы полученные по ней неисключительные права, налогоплательщик распределяет расходы, осуществленные по такому договору, равномерно в течение срока действия лицензии (смотрите письма Минфина России от 16.01.2012 N 03-03-06/1/15, от 07.06.2011 N 03-03-06/1/330, от 07.06.2011 N 03-03-06/1/331).

Причем п. 4 ст. 1235 ГК РФ установлено, что срок, на который заключается лицензионный договор, не может превышать срока действия исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации. В случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет.

Следовательно, организация в целях налогового учета вправе самостоятельно установить срок, в течение которого расходы на приобретение неисключительного права на программные продукты будут равномерно учитываться для целей налогообложения прибыли с учетом требований в отношении определения срока действия программного обеспечения, установленного ГК РФ, то есть не менее 5 лет (смотрите письма Минфина России от 02.02.2011 N 03-03-06/1/52, от 29.01.2010 N 03-03-06/2/13, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 N 16-15/102331@.1).

При этом необходимо учитывать мнение специалистов налоговых органов, которые считают, что расходы на приобретение прав на программное обеспечение, необходимое для эксплуатации технического средства, следует рассматривать как расходы на доведение этого объекта до состояния, в котором он пригоден для использования, и учитывать в составе первоначальной стоимости амортизируемого имущества на основании ст. 257 НК РФ, объясняя это тем, что вычислительная техника приобретается без какого-либо минимального программного обеспечения и в этом случае материальный объект сам по себе никак не может быть использован в деятельности налогоплательщика (смотрите, например, письма ФНС России от 13.05.2011 N КЕ-4-3/7756, от 29.11.2010 N ШС-17-3/1835).

Однако специалисты Минфина России, основываясь на пп. 8 п. 2 ст. 256 НК РФ, придерживаются иного мнения, считая, что если покупка основного средства с программой сопровождается лицензионным договором, в котором предусмотрена выплата правообладателю вознаграждения, то сумма такого вознаграждения не включается в первоначальную стоимость ОС, а учитывается на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ равномерно в течение срока договора.

Если же в договоре такого условия нет, то вознаграждение включается в первоначальную стоимость приобретенных ОС и списывается через механизм амортизации (смотрите п. 1 письма Минфина России от 25.05.2009 N 03-03-06/2/105).

Не согласны с мнением вышестоящей организации и специалисты налогового органа по г. Москве, которые считают, что увеличение первоначальной стоимости основного средства на расходы по приобретению неисключительного права на использование программного обеспечения не соответствует действующему налоговому законодательству (смотрите письмо УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 N 16-15/102331@).

По нашему мнению, порядок учета расходов на приобретение программного обеспечения будет зависеть от того, приобретается ли программное обеспечение вместе с компьютером в виде установленной версии либо отдельно, в виде установочного диска, а также от наличия связи между приобретением программного обеспечения и обеспечением функционирования компьютера как объекта основных средств.

Например, компьютеры не могут работать без операционной системы. Следовательно, можно было бы к прийти к выводу, что затраты на приобретение неисключительного права на использование Microsoft Windows увеличивают первоначальную стоимость вычислительной техники.

Однако на компьютеры может быть установлена другая операционная система, которая не является лицензионной (например, Linux) и позволяет использовать вычислительную технику в деятельности организации.

К тому же в рассматриваемом случае неисключительное право на использование программного обеспечения приобретено отдельно от компьютерной техники (по отдельному договору).

Поэтому считаем, что расходы на приобретение неисключительного права на использование Microsoft Windows, а также права на использование AutoCad, Corel Draw в данной ситуации не будут увеличивать первоначальную стоимость компьютеров, а учитывать их следует в составе прочих расходов в рассмотренном выше порядке.

Бухгалтерский учет

Приведенные выше критерии учета программного обеспечения в принципе верны и для целей бухгалтерского учета.

Поэтому считаем, что расходы на приобретение неисключительных прав на использование Microsoft Windows, AutoCad и Corel Draw в данной ситуации не увеличивают первоначальную стоимость основных средств.

Если расходы организации, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионным договорам, будут использоваться в производстве или продаже продукции (товаров) или для управленческих нужд организации, затраты на их приобретение признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности на основании п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы должны признаваться в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их фактической оплаты. Если организацией — субъектом малого предпринимательства (за исключением эмитентов публично размещаемых ценных бумаг) принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты (кассовым методом), то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности.

Согласно п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида. В отношении приобретения прав по лицензионным договорам такой порядок предусмотрен п. 39 ПБУ 14/2007.

Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, Планом счетов предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов». Перечень расходов будущих периодов является открытым, то есть организация может отражать в составе расходов будущих периодов любые затраты, относящиеся к нескольким отчетным периодам и удовлетворяющие критериям расходов, установленным п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Таким образом, если программу предполагается использовать по назначению в течение нескольких отчетных периодов, затраты на приобретение прав на ее использование могут первоначально отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» с последующим их списанием в дебет счетов учета производственных затрат (расходов на продажу, общехозяйственных расходов) в порядке, установленном организацией в учетной политике.

Если в лицензионном договоре указан период использования программы, то расходы распределяют в соответствии с этим сроком. Самостоятельно устанавливать период, в течение которого затраты на приобретение прав будут списываться на счета учета производственных затрат (расходов на продажу), организация вправе в том случае, если в договоре срок использования программного обеспечения не указан.

В бухгалтерском учете проводятся следующие записи:

Дебет 97 Кредит 60 (76)
- отражены затраты по приобретению неисключительного права на использование программного обеспечения (Microsoft Windows, AutoCad и Corel Draw) по лицензионному договору;
Дебет 60 (76) Кредит 51
- оплачены неисключительные права на использование программного обеспечения (по лицензионному договору);
Далее ежемесячно производится списание затрат на приобретение указанных прав в порядке, установленном организацией:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 97
- списана на расходы часть затрат по лицензионному договору.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Здравствуйте!

Если право на программное обеспечение по всем критериям относится к НМА, сравните его стоимость со стоимостным лимитом для НМА, утвержденным в вашей Учетной политике.

Если стоимость ПО, признанного НМА, меньше лимита, спишите затраты в периоде завершения капвложений:

Дт 90.02 (90.07, 90.08, 91.02) Кт 08.

Подробнее:
Права на программные продукты: особенности перехода на ФСБУ 14 в 1С

При этом если операционная система Windows приобретается одновременно с компьютером (ноутбуком), устанавливается и не будет переустанавливаться на другом компьютере — тогда это неотделимый актив. Затраты на ПО будут включаться в стоимость компьютера.

Подробнее:
Лицензия Windows НМА или не НМА

Как учесть компьютерные программы, антивирусы и справочные системы

Пожалуй, сложно найти организацию, которая не использует в своей работе программное обеспечение. Чтобы автоматизировать бухгалтерский и кадровый учет, компании приобретают специальные лицензионные программы: сервисы для сдачи электронной отчетности, справочно-правовые системы , бухгалтерские программы и т. д. Для безопасной работы пользователей на компьютеры и ноутбуки устанавливаются средства антивирусной защиты. На каких бухгалтерских счетах следует учитывать компьютерные программы, как определить срок их использования и как списать в расходы, рассмотрим в данной статье.

Любая программа для ЭВМ — это результат интеллектуального труда ( ст. 1225 ГК РФ). Программный продукт можно создать собственными силами, а можно приобрести у сторонней организации.

При покупке компьютерной программы организация может приобрести исключительные или неисключительные права на ее использование. Этот момент определяет дальнейший учет программных продуктов.

Чтобы учесть программу в расходах, необходимы следующие документы:

• лицензионный (сублицензионный) договор или договор отчуждения, который подтверждает право покупателя на использование программы;
• акт на передачу прав.

Лицензионный договор заключается между пользователем и правообладателем программного продукта. Также от лица правообладателя может выступать его уполномоченный представитель (например агент).

Чаще всего популярные программные продукты реализуют дилеры и фирмы-франчайзи. В таких случаях программный софт продают на основании сублицензионного договора.

Рассмотрим особенности учета исключительных и неисключительных прав на использование программ.

Исключительные права

Исключительные права обычно возникают, когда программа создается по заказу организации и адаптируется под ее требования. Если организация приобретает исключительное право пользования компьютерной программой, она становится единственным ее владельцем. Автор (разработчик) продукта не вправе продавать или предоставлять его другим лицам.

Исключительное право переходит к покупателю на основании договора отчуждения ( ст. 1234 ГК РФ).

Чаще всего исключительные права для целей бухгалтерского учета учитывают в составе нематериальных активов (НМА). Для этого нужно, чтобы одновременно соблюдались следующие условия (п. 3 ПБУ 14/2007):

• у организации есть документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
• объект НМА можно отделить от других объектов;
• объект НМА не имеет материально-вещественной формы;
• организация не планирует продавать права на компьютерную программу как минимум в течение года;
• компьютерная программа используется в производстве продукции (работ, услуг) или для управленческих нужд;
• объект может принести экономическую выгоду (доходы);
• срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев;
• первоначальная стоимость НМА может быть достоверно определена.

Чтобы программу отнести к НМА в налоговом учете, необходимо выполнение следующих условий ( п. 3 ст. 257 НК РФ):

• организация имеет документы, которые подтверждают ее права на использование объекта НМА;
• объект может принести экономическую выгоду (доходы);
• срок использования компьютерной программы превышает 12 месяцев.

Получается, если в бухгалтерском учете объект относится к НМА, то в налоговом учете этот объект также будет признан нематериальным активом.

В бухгалтерском учете компьютерную программу нужно учитывать по первоначальной стоимости. Эта стоимость равна сумме всех затрат на ее приобретение. В п. 8 ПБУ 14/2007 сказано, что первоначальная стоимость НМА увеличивается на сумму расходов, связанных с приобретением актива (установка, доведение до пригодного к использованию состояния и пр.).

Амортизация и срок полезного использования

НМА стоимостью до 40 000 (с 2016 года до 100 000) рублей в налоговом учете можно списать полностью в момент ввода в эксплуатацию. Так как имущество до 40 000 рублей не является амортизируемым (п. 1 ст. 256 НК РФ), стоимость НМА можно включить в состав материальных расходов ( пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Вопрос налоговой амортизации НМА стоимостью ниже 40 000 рублей — спорный. Ранее контролирующие органы придерживались позиции, что амортизировать нужно все НМА независимо от их стоимости (письмо ФНС России от 25.02.2011 № КЕ-4-3/3006). На сегодняшний день все больше писем Минфина подтверждают возможность списывать «малоценные» НМА при вводе в эксплуатацию (письма Минфина РФ от 31.08.2012 N 03-03-06/1/450, от 09.09.2011 N 03-03-10/86, от 09.12.2010 N 03-03-06/1/765).

Для целей налогового учета срок полезного использования объекта нематериальных активов определяется по правилам, закрепленным в п. 2 ст. 258 НК РФ. По общему правилу срок использования НМА может быть указан в договоре или патенте. Если срок по документам определить нельзя, нормы амортизации устанавливаются в расчете на срок полезного использования, равный 10 годам (но не более срока деятельности налогоплательщика).

Для исключительных прав на компьютерные программы налогоплательщик вправе самостоятельно определить срок полезного использования, который не может быть менее двух лет.

В бухгалтерском учете нет стоимостного критерия для определения амортизируемого имущества. Поэтому начислять амортизацию нужно по всем НМА, у которых известен срок полезного использования. По нематериальным активам с неопределенным сроком полезного использования амортизация не начисляется ( п. 23 ПБУ 14/2007). Но организации каждый год должны пересматривать срок использования НМА, подтверждая ранее установленный либо внося изменения по объективным причинам ( п. 27 ПБУ 14/2007).

Исключительное право на компьютерную программу не имеет ограниченного срока действия. Поэтому для целей бухучета срок использования компьютерной программы определяется исходя из периода, в течение которого организация будет ее использовать ( п. 26, 27 ПБУ 14/2007). Если срок не известен, то можно установить его равным 5 годам (п. 4 ст.1235 ГК РФ).

Срок полезного использования компьютерной программы нужно зафиксировать в приказе ( ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Чтобы не возникло расхождений в бухгалтерском и налоговом учете, целесообразнее установить одинаковый срок полезного использования программы (для НМА стоимостью выше 40 000 рублей).

Проводки при покупке исключительных прав :

Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;

Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;

Дебет 20 (26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (амортизация начисляется с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия НМА к учету (п. 31 ПБУ 14/2007).

Если организация списывает программу стоимостью до 40 000 рублей единовременно, то проводки будут следующими:

Дебет 08-5 Кредит 60 — учтены расходы на приобретение компьютерной программы;

Дебет 04 Кредит 08-5 — компьютерная программа введена в эксплуатацию;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 04 — стоимость НМА единовременно учтена в составе материальных расходов (только в налоговом учете);

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 05 — начислена ежемесячная амортизация по компьютерной программе (только в бухгалтерском учете).

Неисключительные права

Большинство приобретаемых программ и систем имеют неисключительные права и покупаются по лицензионному или сублицензионному договору. Такой вид права не может быть отнесен к нематериальным активам (п. 3 ст. 257 НК РФ). Поэтому неисключительные права списывают на счета затрат в составе прочих расходов ( пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Налоговый учет

В налоговом учете лицензиат, применяющий метод начисления, должен распределить стоимость компьютерной программы в течение срока действия договора (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/2/95). Если в договоре срок не указан, то необходимо самостоятельно установить период списания на затраты, исходя из принципа равномерности (абз. 2 п. 1 ст. 272 НК РФ, письма Минфина РФ от 18.03.2014№ 03-03-06/1/11743 и от 18.03.2013 № 03-03-06/1/8161). Гражданским кодексом предусмотрено, что если срок использования не определен, договор считается заключенным на 5 лет ( п. 4 ст. 1235). Такого же мнения придерживается Минфин в письмах от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14039, 16.12.2011 № 03-03-06/1/829.

В вопросе списания неисключительных прав существует и противоположная судебная практика. Например, постановлениями ФАС Московского округа от 18.03.2014 № Ф05-1208/2014, от 28.12.2010 № КА-А40/15824-10, от 15.02.2010 № КА-А40/190-10 вынесено решение, что расходы на приобретение права пользования компьютерной программой можно списывать единовременно.

Как это часто бывает, мнение налоговых органов не совпадает с мнением судов. Если вы не хотите тратить время на судебные разбирательства, безопаснее списывать затраты на приобретение программ для ЭВМ равномерно в течение срока использования. Имейте в виду, что суды рассматривают порядок списания расходов, который закреплен в учетной политике организации. Если вы решили списывать затраты на приобретение неисключительных прав единовременно, не забудьте прописать этот пункт в своей учетной политике.

При кассовом методе в расходы включаются фактически оплаченные суммы ( п. 3 ст. 273 НК РФ).

Плательщики упрощенного налога (доходы — расходы) могут уменьшать налогооблагаемую базу на сумму затрат по приобретению права на использование компьютерных программ (подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, письма Минфина России от 21.03.13 № 03-11-06/2/8830 и от 28.05.12 № 03-11-06/2/70).

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете неисключительное право на использование программы учитывается в составе расходов будущих периодов на счете 97 ( п. 39 ПБУ 14/2007). Списывать такие расходы нужно на протяжении срока действия договора. Способ списания затрат на приобретение неисключительных прав нужно закрепить в учетной политике. Чтобы не возникло временных разниц, установите единый срок использования программы в бухгалтерском и налоговом учете.

Если срок в договоре не прописан, организация может установить его самостоятельно в соответствующем приказе. Но в данном случае безопаснее руководствоваться нормами Гражданского кодекса (ст. 1235) и устанавливать срок использования программы на 5 лет.

Так как неисключительное право на программные продукты у правообладателя — объект НМА, лицензиату (получателю) следует вести учет этого объекта на забалансовом счете (п. 39 ПБУ 14/2007). Планом счетов специального счета для этих целей не предусмотрено, поэтому можно открыть специальный забалансовый счет, например 012.

Проводки при покупке неисключительных прав:

Дебет 97 Кредит 60 — приобретено право использования программы (разовый платеж);

Дебет 012 — лицензия (право) на программу учтена на забалансовом счете;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 97 — списана часть расходов будущих периодов (ежемесячно).

При продлении лицензии на программу затраты также учитываются равномерно (счет 97).

Важно! Использование пиратских программ наказуемо (ст. 1252 ГК РФ, ст. 146 УК РФ).

Обновление программ, абонентское обслуживание

Затраты на обновление и ежемесячное обслуживание программ относятся к текущим расходам и подлежат списанию в момент оказания услуги (пп. 26 п. 1ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.11.2007 № 03-03-06/1/826).

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 60 — списаны затраты на обновление (обслуживание) программы.

Чаще всего компьютерные программы имеют неисключительные права использования. Учет таких программных продуктов следует вести с применением счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать равномерно в течение срока действия договора. Не стоит путать обновление программ с их продлением, ведь учитывать эти расходы нужно по-разному.

Если у вас возник вопрос по бухгалтерскому или налоговому учету, наши эксперты всегда готовы помочь в его решении.

Задать вопрос

Эксперт сервиса Норматив

Рогачева Е.А.

Современный бизнес использует множество ПО для разных задач: бухгалтерские сервисы, товароучётные программы, CRM-системы. Расскажем, как учесть программное обеспечение в бухгалтерском учёте. 

Нет времени заниматься бухгалтерской отчётностью?

Команда специалистов «Моё дело» возьмут эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.

Узнать подробнее

Картинка с сайта: www.moedelo.org

Учёт программного обеспечения: основное

Согласно статье 1225 Гражданского кодекса, ПО — результат интеллектуального труда. Интеллектуальная собственность защищается авторским правом. Учёт зависит от того, какой частью прав обладает бизнес.

Компания или ИП могут разработать программное обеспечение самостоятельно или пользоваться сервисами, созданными третьими лицами. Работать с чужим ПО без документально оформленного разрешения его владельцев незаконно. Поэтому необходима передача интеллектуальных прав.

Варианта два:

Если бизнес получает исключительные права на ПО, необходимо подписать договор отчуждения. Признаки таких соглашений определены статьёй 1234 Гражданского кодекса. В содержании необходимо указать:

Договор отчуждения сам по себе подразумевает, что после вступления соглашения в силу бизнес становится новым правообладателем ПО. Можно дополнительно детализировать этот факт и прописать, какие именно права получает вторая сторона: на распространение, видоизменение, продажу объекта и т.д.

Когда бизнес получает права частично, подписывают лицензионный или сублицензионный договор. Условия подписания таких соглашений указаны в статье 1235 Гражданского кодекса. Здесь также важно предусмотреть все детали:

Это ключевые пункты, которые обязательно должны быть в лицензионных соглашениях. Отдельно можно указать несущественные параметры, например, ограничения по территории использования ПО или срок действия договора.

Документы необходимы, чтобы отразить расходы на программное обеспечение в учёте. Бизнесу потребуются:

От объёма прав, которые бизнес получает на ПО, зависит дальнейший учёт.

Как отразить программное обеспечение в бухгалтерском учёте при наличии исключительных прав

Программы обычно относят к категории нематериальных активов. Для этого требуется соблюдение нескольких условий:

При соблюдении всех критериев исключительные права на программу в бухгалтерском учёте относят к категории НМА В налоговом учёте ПО признают амортизируемым имуществом.

В бухучёте программу необходимо учитывать по первоначальной стоимости, в которую можно включить все расходы на приобретение: покупку домена, оплату по договору отчуждения прав и т.д. Последующие расходы, например, обслуживание сайта или обновления, учитывать в первоначальной стоимости нельзя.

Какие проводки используются в учёте на данном этапе:

Лимит стоимости объектов НМА компании вправе установить самостоятельно. Рекомендуется приблизить его к значениям налогового учёта (100 тыс. руб.), чтобы избежать разницы в показателях и упростить учёт.

Средства, потраченные на создание и приобретение НМА ниже лимита, списываются в расходы в том периоде, когда завершились капвложения в объект. Используется проводка:

Балансовую стоимость объекта необходимо подвергать переоценке, чтобы сохранять справедливые значения в соответствии с данными активного рынка. Что здесь необходимо предпринять:

Однако переоценка проводится добровольно, по желанию руководства. Среди обязанностей бизнеса в рамках бухучёта ПО и других НМА — проводить проверку на обесценение минимум раз в год.

Амортизация программного обеспечения как объекта НМА

Стоимость амортизируемых нематериальных объектов списывается в расходы не единовременно, а постепенно. Порядок амортизации зависит от того, какие правила приняты в компании для каждого конкретного НМА.

В учётной политике необходимо прописать ключевые элементы:

В бухгалтерском учёте для отражения амортизационных начислений используется бухсчёт 05 в корреспонденции с затратными счетами: 20, 23, 25, 26, 44.

Подробнее о порядке бухгалтерского учёта в отношении объектов НМА прописано в ФСБУ 14/2022, который применяется с отчётности за 2024 год.

Как вести учёт неисключительных прав на программное обеспечение

Многие сервисы используются по лицензионному договору, когда бизнес не становится полноценным правообладателем, но может работать с обозначенным функционалом ПО. В этом случае программу не учитывают в качестве нематериального объекта.

В бухгалтерском учете расходы на ПО сроком до 12 месяцев списываются единовременно на расходы. В налоговом учете — равномерно последним числом каждого месяца.

Здесь между налоговым и бухгалтерским учётами могут появляться расхождения. Во многих договорах срок пользования не указывается. В целом, это значит, что бизнес вправе установить в учёте любой срок. Но надёжнее исходить из закона, по которому договоры без указанного срока пользования объектом по умолчанию действуют 5 лет.

Пока бизнес пользуется программным обеспечением, права на которое принадлежат третьему лицу — учитывать ПО нужно на забалансовом счёте. В Плане счетов нет специального бухсчёта для операций с программами, поэтому компания может самостоятельно открыть специальный забалансовый бухсчёт.

При учете неисключительных прав на программное обеспечение стандартные операции оформляются так:

Плательщики УСН «Доходы минус расходы» могут включать затраты на неисключительные права при пользовании ПО в расчёт налоговой базы по факту оплаты.

Бухгалтерский учёт при обновлениях или обслуживании ПО

Иногда бизнес оплачивает обновление программы. Обслуживание сервисов часто требует ежемесячных платежей.

Такие расходы учитываются как текущие в момент оказания услуги. Используется корреспонденция:

Учет программного обеспечения в бухгалтерском учёте: главное

Зарегистрируйтесь в интернет-бухгалтерии «Моё дело»

И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.

Попробовать бесплатно

Картинка с сайта: www.moedelo.org